Когда HR становится ответственным за нарушение ТК РФ: границы юридической ответственности

HR-менеджер занимает далеко не последнюю должность в компании, которая требует от него высокой квалификации. Это приводит к высокой цене за ошибку, ведь неправильные действия могут стать нарушением не просто корпоративной этики, но и трудового кодекса, что приведёт к штрафам и юридической ответственности. В этой статье мы рассмотрим, за что действительно ответственен HR-менеджер и как избежать проблем с трудовой инспекцией.

⠀

HR-менеджер как должностное лицо

Как правило, если организацию уличили в административном нарушении, то именно компания привлекается к ответственности. Однако организация не безлика, и в ряде случаев наказание может постичь и должностные лица. От обычных сотрудников они отличаются тем, что выполняют следующие функции:

• занимаются организацией и распоряжением, например, управляют коллективом, формируют кадровый состав и так далее;
• занимаются управлением имуществом и деньгами работодателя, в частности зарплатами и премиями.

Разумеется, именно руководитель является должностным лицом, поскольку компания находится под его руководством. Однако для какой-никакой средней или крупной компании функциями должностных лиц наделяются те или иные сотрудники. Например, руководитель может заниматься всей бухгалтерией в организации самостоятельно, но куда чаще для этого нанимают бухгалтера. Это справедливо и для HR-менеджера, который тоже может обладать возможностями, делающими его ответственным за нарушения как должностное лицо. Ведь, с одной стороны, HR-менеджером могут называть девушку, которая просто рассылает резюме и направляет кандидатов к соответствующим специалистам для собеседования, а с другой - это может быть один из важнейших сотрудников организации, который действительно управляет кадрами.

Именно трудовой инспектор на основе документов, структуры, трудового договора или приказов определяет, является ли кадровик должностным лицом. Наказать же его могут при нарушении взятых полномочий и обязанностей, ведь это является его юридической ответственностью.

⠀

Зона ответственности HR-менеджера

Наиболее важной зоной ответственности кадровика являются разнообразные документы, которые он оформляет в достаточно больших количествах. При этом многие бумаги имеют весьма важные юридические последствия. Среди них выделим:

• различного рода трудовые договоры и соглашения;
• распоряжения и приказы по личному составу рабочего коллектива;
• уведомления и предложения для работников;
• любые документы и акты, которые локально регулируют вопросы труда работников, как правило в соответствии с волей работодателя;
• акты и служебные записки для закрепления юридических фактов и обстоятельств.

Кроме того, на плечи HR-менеджера возлагается ответственность за создание проектов документов. Несмотря на то, что в результате эти проекты заверяются и подписываются непосредственно руководителем, предусмотреть соответствие документов многочисленным законам и правовым актам необходимо именно составителю. Если в документе нарушены правила оформления, сроки подписания или он издан незаконным образом, то к кадровику предъявляются соответствующие обвинения, а там недалеко и до нарушения ТК.

Последней по списку, но не по значимости зоной ответственности HR-менеджера является работа с различными государственными структурами, от военкоматов до миграционной службы и Роскомнадзора. Многие требуют сдачи отчётов в жёсткий установленный срок, своевременное направление различных документов и форму их заполнения. То, что нарушение указанных в законе норм и требований ведёт к административному наказанию HR-а, очевидно и без уточнения.

⠀

Какие нарушения HR облагаются штрафом

Теперь, когда мы выяснили пределы ответственности кадровика в компании, перечислим наиболее частые ошибки ТК РФ, которые могут привести к штрафу или даже дисквалификации специалиста:

• Неправильное оформление сотрудников. Отсутствие или ошибки в документах являются нарушением трудового законодательства, а именно ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. Оформлять будущего работника при его трудоустройстве можно только при наличии паспорта, СНИЛС и трудовой книжки. При этом повторное нарушение может привести кадровика к трёхгодовой дисквалификации.

• Отсутствие подписи сотрудника в ЛНА. В локальных нормативных актах указывается деятельность компании и обязанности сотрудника, при этом для каждой компании характерен свой перечень актов. При поступлении на работу сотрудник должен их подписать, тем самым подтверждая, что он с ними ознакомился. Отсутствие подписи при работающем сотруднике ведёт к штрафу или дисквалификации.

• Заполнение трудовой книжки. Пока сотрудник работает в компании, ответственность за его трудовую книжку несёт работодатель или, в нашем случае, HR. Нарушением считается не заполнение книжки, отказ в её выдаче, потеря или повреждение.

• Ошибки в трудовом договоре. Одним из самых крупных нарушений является ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП - отсутствие как трудового договора, так и отдельных его пунктов или неполное заполнение. Также серьёзным нарушением будет замена трудового договора на договор гражданско-правового характера.

• Отсутствие медосмотра. Ряд должностей предусматривает обязательное проведение медосмотра. Если сотрудник работает и не имеет соответствующих документов или состояние здоровья не позволяет ему занимать должность, ответственным за это является именно HR согласно ч. 3, 5 ст. 5.27.1 КоАП.

• Нарушения миграционного законодательства. Поступающий на работу сотрудник должен иметь документы, которые позволяют ему находиться и работать в РФ. В противном случае под раздачу попадёт не только кадровик, но и деятельность компании может быть приостановлена вплоть до 90 дней.

• Отсутствие штатного расписания и табеля рабочего времени. В первом должны быть указаны все сотрудники компании, во втором - фактически отработанное ими время с учётом отпусков, простоя или больничных. При отсутствии этих документов штрафы получит не только HR, но и бухгалтер, поскольку именно на основе времени рассчитывается зарплата каждого работника.

• Отсутствие графика отпусков. Согласно ТК, график должен быть утверждён заранее на весь следующий год до 17 декабря текущего года. Если график не утверждён или просрочен, то это ведёт к штрафу.

• Отсутствие документов по командировкам. Любая командировка сотрудника сопровождается приказом или направлением в зависимости от компании. Если командировки документально не подтверждены, то это нарушение, которое облагается штрафом вплоть до 50 000 рублей.

• Отсутствие СОУТ. Специальная оценка условия труда призвана выяснить, насколько опасно работать в организации, и проводится по меньшей мере один раз для компании или каждые пять лет при наличии опасных условий. Результатом этой проверки является перечень документов, среди которых есть приказ о проведении и завершении процесса, отчёт, список мероприятий для улучшения условий труда, карта рабочих мест, подписанная сотрудниками организации, а также декларация о соответствии условий труда требованиям. Если документы отсутствуют - за это несёт ответственность должностное лицо, в том числе и HR.

Также отметим важность закона о защите персональных данных. Работая с персоналом, HR-менеджер является обладателем обширного количества персональных данных сотрудников и компании. Использование их в своих целях или утечки приводят к серьёзным последствием, от многотысячных штрафов до лишения свободы на срок 5-10 лет в зависимости от тяжести последствий.

⠀

Итоги

HR-менеджер является ответственной должностью. Именно поэтому важно чётко знать свои обязанности и выполнять их в полном объёме, чтобы не брать на себя чужие риски. Ведь помимо ущерба компании кадровик может попасть в весьма неприятную ситуацию, в которой в лучшем случае отделается штрафом.